Когато трябва да се избере кафе решение за офис, първият въпрос често е каква машина да се купи. В практиката обаче по-важният въпрос е друг: колко ще струва всяка приготвена чаша в дългосрочен план и колко време ще изисква системата за зареждане, почистване и поддръжка.
При малък екип разликата между капсули и кафе дози може да изглежда незначителна. Когато обаче през машината минават десетки кафета всеки работен ден, дори малка разлика в себестойността на една порция се натрупва в осезаем месечен разход.
Затова сравнението между капсули и дози не трябва да се свежда само до цената на една кутия. Има значение колко души използват машината, колко кафета се приготвят дневно, кой се грижи за оборудването и дали за офиса е по-важна максималната компактност или по-ниският разход при редовна употреба.
Капсули или дози – къде е основната разлика за офиса
И двата формата решават един от типичните проблеми при офис кафето – необходимостта всеки служител да измерва и подготвя кафе самостоятелно.
И при капсулите, и при дозите порцията вече е предварително определена. Поставяте я в съвместимата машина и приготвяте напитката.
От гледна точка на офиса това носи няколко предимства:
- лесно се следи приблизителният разход;
- няма постоянно разпиляно смляно кафе около машината;
- подготовката на една напитка е бърза;
- различни хора могат да получават сравнително постоянен резултат;
- не е необходим човек, който да настройва мелачка и дозировка.
Разликата започва да става важна, когато се разгледат цената на една порция, машината и реалното дневно натоварване.
Не сравнявайте само цената на кутията
Кутия с 20–30 капсули логично може да изглежда по-евтина от голяма кутия със 100 или 150 кафе дози. Това обаче не показва кое решение действително струва по-малко.
За реално сравнение използвайте цена на една чаша:
цена на опаковката ÷ брой порции = цена на едно кафе
След това умножете резултата по приблизителния брой кафета, които се приготвят в офиса за един месец.
Например офис с 10 души, в който средно се изпиват по две кафета на човек в 22 работни дни, достига приблизително 440 приготвени кафета месечно.
При 20 души същият навик означава около 880 кафета.
Точно при подобни количества започва ясно да се вижда защо разликата от дори няколко десетки стотинки на порция заслужава внимание.
Кога кафе дозите обикновено са по-изгодният вариант
При по-редовно потребление ESE дозите често имат предимство като разход на порция, особено когато се купуват в по-големи офис опаковки.
В Lucaffè има отделна категория за кафе дози, което позволява лесно да се сравнят различни варианти според нуждите на офиса.
Особено логични са дозите, когато:
- екипът е среден или голям;
- кафето се приготвя многократно през целия ден;
- искате сравнително предвидим месечен разход;
- не искате служителите да работят със смляно кафе;
- държите машината да се обслужва лесно.
При 30–50 кафета дневно разликата в себестойността на една порция вече може да има много по-голямо значение, отколкото при домашна употреба.
Кога капсулите имат повече смисъл
Това не означава, че капсулите са неподходящи за офис.
При много малък екип, кабинет, приемна или помещение, в което машината се използва сравнително рядко, компактната капсулна система може да бъде напълно разумно решение.
Сред предимствата ѝ са:
- малки и компактни машини;
- много бързо приготвяне;
- лесна смяна между различни разновидности;
- минимална подготовка;
- удобно съхранение при ниска консумация.
Ако в офиса вече има съвместима машина, Nespresso съвместимите капсули могат да бъдат практичен вариант, без да се налага смяна на цялото оборудване.
При малък брой чаши дневно удобството може да бъде по-важно от разлика в себестойността на една порция.
Как да изчислите реалния месечен разход
Най-полезният начин е да изчислите действителното потребление, вместо да предполагате.
Запишете:
- броя служители;
- средния брой кафета на човек;
- броя работни дни;
- приблизителната цена на една порция;
- разходите по машината, ако има такива.
Формулата е проста:
служители × кафета на ден × работни дни = месечен брой кафета
Ако имате 15 служители, които изпиват средно по 1,5 кафета дневно:
15 × 1,5 × 22 = приблизително 495 кафета месечно.
При такова потребление вече има смисъл да сравнявате не само удобството, а и доставката, поддръжката и цената на консумативите.
Машината също участва в сметката
Една от най-честите грешки е да сравняваме само кафето.
Реалният разход включва и машината.
Ако закупите машина, разходът може условно да се разпредели върху периода, през който очаквате да я използвате. Към това се добавят евентуални ремонти, профилактика и консумативи.
Затова при по-натоварени офиси е полезно да се разглеждат и решения, при които оборудването и обслужването са част от цялостната услуга.
Lucaffè предлага и кафе решения за офис, което е по-подходящ подход за фирми, които искат да разглеждат машината, консумативите и обслужването като едно цяло.
Защо поддръжката има финансова стойност
Почистването на машината не изглежда като значим разход, докато някой действително не трябва да го извършва всеки ден.
При офис среда трябва да се вземе предвид и времето, необходимо за:
- зареждане;
- изхвърляне на използваното кафе;
- почистване около машината;
- отстраняване на проблеми;
- поръчване на консумативи;
- организиране на ремонт при повреда.
При система с индивидуални дози или капсули тези задачи обикновено са по-лесни, отколкото при машина, в която служителите сами дозират смляно кафе.
Ако към решението има включено или организирано техническо обслужване, това също има стойност за бизнеса, дори да не се вижда директно в цената на едно кафе.
Капацитетът на офиса е решаващ
Не съществува един формат, който винаги е най-евтин за всеки офис.
Малък офис – до около 5 души
При ниско дневно потребление капсулната машина може да бъде напълно практична.
Ако се приготвят само няколко кафета дневно, разликата в месечния разход между различните системи може да бъде сравнително малка.
Тук по-важни могат да бъдат компактността и фактът, че машината вече е налична.
Офис с около 5–15 души
При тази група вече е добре да се направи сметка на реалната цена на порция.
Дори при само две кафета на човек дневно потреблението бързо се увеличава.
За подобен офис ESE дозите могат да бъдат много практичен баланс между:
- цена;
- лесно обслужване;
- чистота около машината;
- бързо приготвяне;
- постоянство на порцията.
По-голям или натоварен офис
Когато дневният разход е десетки кафета, системата трябва да се разглежда като офис инфраструктура, а не просто като малък кухненски уред.
Тук по-сериозна тежест имат:
- цената на порция;
- надеждността на машината;
- времето за приготвяне;
- зареждането;
- техническото обслужване;
- сигурността на доставките.
В такъв сценарий големите опаковки с дози и специализираното офис решение обикновено заслужават по-сериозно разглеждане.
А какво става с качеството на кафето
По-ниската цена няма смисъл, ако никой не иска да пие кафето.
Затова икономичността трябва да бъде разглеждана заедно с вкуса.
Едно от предимствата на порционните системи е, че всяка доза съдържа предварително определено количество кафе. Това намалява вариациите, които могат да се получат, когато различни служители сами мерят кафе.
Това улеснява както приготвянето, така и следенето на количеството използвано кафе.
Разнообразието също има значение
Офисът рядко се състои от хора с еднакъв вкус.
Някои предпочитат по-силно кафе, други по-меко, а трети безкофеинов вариант.
И капсулите, и дозите позволяват различни разновидности да се държат едновременно в офиса.
При ESE дозите това е особено удобно, защото различните порции могат да се съхраняват отделно и служителят избира желаното кафе непосредствено преди приготвяне.
Така не е необходимо да се сменят кафе на зърна в контейнер или да се изпразва мелачка при всяка промяна на вкуса.
Не забравяйте отпадъка
При избора за офис има смисъл да се разгледа и какво остава след всяка чаша.
Материалът на порцията зависи от конкретния продукт, затова не е правилно всички капсули или всички дози да се поставят под един общ знаменател.
Ако устойчивостта е важен критерий за фирмата, проверявайте конкретния продукт и указанията за неговото изхвърляне, вместо да правите избор единствено според общото название „капсула“ или „доза“.
Кое решение е по-изгодно на практика
За офис с много ниско потребление капсулите могат да бъдат достатъчно практични и икономически оправдани, особено ако вече разполагате с машина.
С увеличаването на броя кафета обаче цената на една порция започва да има все по-голяма тежест. При редовно и по-високо потребление ESE дозите в големи опаковки обикновено са вариантът, който си струва да бъде сравнен първо.
Особено важно е да включите в сметката не само кафето, а:
- машината;
- количеството чаши на месец;
- поддръжката;
- времето за обслужване;
- доставките;
- надеждността при ежедневно натоварване.
Точно затова за среден или по-голям офис изборът на цялостно решение често е по-разумен от покупката на машина на случаен принцип.
Практичен начин да вземете решение
Преди да изберете, направете едномесечна прогноза.
Запишете колко кафета реално очаквате да се изпиват и пресметнете цената на порция при двата варианта.
След това си задайте три въпроса:
- Колко важно е машината да издържа на постоянно ежедневно използване?
- Кой ще се занимава с поддръжката и доставките?
- Колко голяма става разликата в общия месечен разход?
Ако става дума за няколко чаши дневно, удобството може да бъде решаващо.
Ако става дума за стотици чаши месечно, дори малка разлика на порция вече се натрупва и ESE системата може да се окаже по-логично решение.
Най-изгодното кафе за офиса не е непременно това с най-ниската цена на една опаковка. По-добрият критерий е общият разход за всяка реално приготвена чаша плюс времето и обслужването, които системата изисква.
Така изборът между капсули и дози става много по-лесен: малкият офис може да постави удобството на първо място, докато при по-голямо потребление цената на порция, надеждната машина и организираната поддръжка постепенно се превръщат в по-важните фактори.